Existe uma obsessão real pela produtividade no local de trabalho, mas as soluções apresentadas para as melhorar nem sempre são as ideais. As inúmeras reuniões ao longo do dia, longas chamadas telefónicas ou emails com 20 tópicos não ajudam e, pelo contrário, só contribuem para o aumento da distração e da perda de foco no que deveria mais contar: o trabalho.
Para ajudar, o perito em produtividade e gestão de projetos Tony Wong elaborou para a revista Forbes uma lista de 9 dicas imprescindíveis para aumentar a produtividade.
1. Reduza a lista de tarefas para metade. Durante os dias de trabalho não se deve tentar meter todas as tarefas nas oito horas. Não é necessário fazer 30 mil coisas num único dia. Tenha mais uma atitude de menos é mais (“less is more”) e foque-se somente nas tarefas que realmente contam.
2. Faça mais pausas. Essa dor
de cabeça após várias horas de trabalho é um claro sinal de que o
melhor é parar. A glucose no cérebro foi totalmente usada e agora é o
momento de refrescar ao dar um passeio, comer qualquer coisa ou
simplesmente meditar. Ao regressar, vai ter as suas baterias carregadas e
vai conseguir alcançar uma maior eficiência.3. Cumpra a regra do 80/20. Apenas 20% do que se faz diariamente produz 80% dos resultados. Elimine as coisas que não são importantes durante a jornada, estas têm um efeito mínimo na sua produtividade total. Por exemplo, divida o seu projecto em vários passos e remova sistematicamente tarefas até ficar com os 20% que obtêm 80% dos resultados.
4. Use a manhã para se focar em si próprio. Acordar e começar a ler emails é um grande erro. Comece por tomar um bom pequeno almoço com a sua família, ler as notícias, meditar ou exercitar-se. Desta forma, não permite que terceiros ditem o seu início de dia e ganha combustível suficiente para tornar o seu dia produtivo.
5. Cumpra as tarefas mais difíceis antes de almoço. Os maiores desafios devem ser resolvidos quando a cabeça está mais fresca. Reuniões de trabalho ou encontros com clientes devem ser marcados para a parte da tarde. Com este agendamento, será mais fácil criar uma nova e mais produtiva forma de gerir o seu tempo.
6. Email: Melhore a sua etiqueta. O correio electrónico, por excelência, mata a produtividade é geralmente é uma distracção das tarefas mais relevantes. Muitos trabalhadores geralmente colocam várias pessoas na conversa por email, como forma de sacudir a água do capote, mas muitas vezes isto é um sinal de preguiça, e distrai todos ao criar ruído face às tarefas que estão a tentar completar. Como regra, quando receber um email com muitas pessoas em CC, faça um favor a todos e transfira-os para BCC na sua resposta. Se a conversa for além de duas respostas de email, está na altura de pegar no telefone.
7. Crie um sistema. Com a experiência, vamos criando alguns hábitos menos produtivos mas agora é altura de parar para pensar. Para aqueles que verificam a sua caixa de correio compulsivamente, o ideal é planear um horário de manhã, tarde e noite para gerir a caixa. Caso contrário, as distracções serão mais que muitas impedindo uma melhor produtividade.
8. Não confunda produtividade com preguiça. Apesar de ninguém gostar de admitir, a procrastinação é o pior inimigo da produtividade. De facto, vários métodos usados para poupar tempo - como enxurradas de emails e reuniões sem fim – são, na verdade, formas de evitar trabalhar à séria. Foque-se em fazer as coisas mais importantes da forma mais eficiente e eficaz possível.
9. Pare de fazer tudo ao mesmo tempo. Multi-tasking? Não, obrigado! Mudar as tarefas 10 vezes por dia leva a uma queda do QI em, pelo menos, 10 pontos. Faça as coisas de uma forma mais eficaz e eficiente ao focar-se numa tarefa de cada vez.
Fonte: Dinheiro Vivo
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